Procesverbetering
Procesverbetering en digitalisering
AVENDOX brengt eerst in kaart hoe het werk werkelijk verloopt: welke stappen er zijn, wie wat doet, welke systemen en gegevens erbij horen en waar het vastloopt. Daarna verbeteren we gericht waar de winst het grootst is, met technologie waar die iets toevoegt en zonder waar een eenvoudigere aanpassing beter werkt.
Wij kijken samen met u hoe het werk in uw organisatie nu echt verloopt. Daarna maken we het eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig, met of zonder nieuwe techniek.
Simpel uitgelegd
Wat is het?
Een proces is de vaste volgorde van stappen om iets gedaan te krijgen, bijvoorbeeld van een binnenkomende aanvraag tot een verstuurd antwoord. In de loop der jaren sluipen er vaak onnodige stappen in: dubbel werk, wachten op een handtekening, informatie die op verschillende plekken staat. Procesverbetering betekent: die knelpunten zichtbaar maken en het werk slimmer inrichten. Soms met techniek, zoals automatisering, en soms gewoon met betere afspraken.
Wat heeft u eraan?
Minder wachten, minder gedoe en minder fouten. Iedereen weet wie wat doet en waar informatie te vinden is. Uw medewerkers besteden hun tijd aan het werk dat ertoe doet, in plaats van aan zoeken en najagen.
Wat kunnen wij voor u doen?
- Samen met de mensen die het werk doen in kaart brengen hoe het werk nu echt verloopt, en waar tijd, fouten of ergernis ontstaan.
- Een helder overzicht van alle knelpunten, met per knelpunt een voorstel. Wat het meeste oplevert, staat bovenaan.
- Werk dat nu op papier of verspreid over losse bestanden gebeurt, stap voor stap digitaal maken.
- Uw medewerkers betrekken bij het testen en invoeren van de verbeteringen, zodat de nieuwe werkwijze ook echt blijft.
Een voorbeeld
Stel: een aanvraag gaat in uw organisatie langs vijf mensen, die elk een handtekening zetten, en het meeste van die tijd gaat op aan wachten. Samen met de betrokkenen kijken we welke controles echt nodig zijn. Het resultaat kan zijn dat nog twee mensen goedkeuren, dat de andere stappen automatisch gaan en dat iedereen kan zien waar de aanvraag is. De aanvraag is sneller klaar en niemand hoeft meer na te bellen.
Zo werken we samen
We kijken mee
We bekijken hoe het werk in de praktijk gaat, niet alleen hoe het op papier staat. Dat doen we in gesprekken en, waar het helpt, op locatie.
We zoeken de knelpunten
Waar loopt het vast, hoe vaak gebeurt dat en hoeveel tijd kost het?
We verbeteren gericht
We beginnen waar de winst het grootst is, in kleine stappen die elk op zich al helpen.
We zorgen dat het blijft
Met duidelijke afspraken over de nieuwe werkwijze en, waar dat helpt, met techniek die haar vasthoudt.
Wat heeft u nodig?
We vragen om tijd van de medewerkers die het werk dagelijks doen, voor een paar gesprekken of om mee te kijken, en om inzicht in de programma’s en documenten die ze daarbij gebruiken.
Wat kost het?
Er is geen vaste prijslijst, omdat elke vraag anders is. U krijgt altijd eerst een voorstel waarin staat wat we gaan doen, hoe lang het duurt en wat het kost. Daarin staan ook de kosten die na de oplevering doorlopen, zoals hosting (het online houden van de oplossing), licenties en onderhoud. Vaak beginnen we met een kleine eerste stap, zodat u snel ziet wat het oplevert voordat u verder investeert.
Goed om te weten
Er is niet altijd nieuwe software nodig. Soms lost een andere volgorde of een duidelijke afspraak meer op, en dan adviseren we dat. We werken liever in overzichtelijke stappen dan in één groot en duur veranderproject. En de mensen die het werk doen, praten vanaf het begin mee, want zij weten het best waar het knelt.
Weet u nog niet precies wat u nodig heeft? Dat hoeft ook niet. Vertel ons wat er lastig gaat of wat beter kan. Een eerste gesprek is vrijblijvend: het kost niets en u zit nergens aan vast.
Wat we bouwen
Procesanalyse
Samen met de mensen die het werk doen zichtbaar maken waar tijd, fouten of frustratie ontstaan.
Verbeterplan met prioriteiten
Een helder overzicht van knelpunten en de verbeteringen die het meeste opleveren.
Digitaliseren in stappen
Papieren en versnipperde werkwijzen omzetten naar digitale processen, stap voor stap.
Invoering en draagvlak
Medewerkers betrekken bij het testen en de ingebruikname, zodat de verbetering blijft.
Zo pakken we het aan
Observeren
Hoe verloopt het werk in de praktijk, niet alleen op papier?
Analyseren
Waar zitten de knelpunten en wat kosten ze?
Verbeteren
Gericht, te beginnen met de grootste winst.
Borgen
Afspraken en eventueel techniek die de verbetering vasthouden.
Goed om te weten
- Procesverbetering hoeft niet altijd met nieuwe technologie; soms lost een andere volgorde of een heldere afspraak meer op.
- We werken liever in overzichtelijke stappen dan in één groot transformatieprogramma.
- De mensen die het werk doen, weten het best waar het knelt; zij zijn vanaf het begin betrokken.
Veelgestelde vragen
Wat houdt procesverbetering bij AVENDOX in?
Procesverbetering bij AVENDOX betekent eerst precies begrijpen hoe het werk werkelijk verloopt (welke stappen er zijn, wie wat doet, welke systemen en gegevens erbij horen en waar het vastloopt) en daarna gericht verbeteren waar de winst het grootst is.
We weten dat het efficiënter kan, maar niet waar het vastloopt. Kunnen jullie helpen?
Ja, dat is een veelvoorkomend startpunt. AVENDOX voert samen met de betrokken medewerkers een procesanalyse uit en maakt zichtbaar waar tijd, fouten of frustratie ontstaan.
Moet procesverbetering altijd met nieuwe technologie?
Nee. Soms lost een eenvoudige aanpassing in de werkwijze meer op dan nieuwe software. AVENDOX adviseert de eenvoudigste oplossing die werkt, ook als daar geen technologie aan te pas komt.
Hoe zorgt AVENDOX dat medewerkers een nieuwe oplossing echt gaan gebruiken?
Door hen vanaf het begin te betrekken. De mensen die het werk dagelijks doen, weten het best waar het knelt. AVENDOX betrekt hen bij de analyse, bij het testen van de oplossing en bij de ingebruikname.
Kunnen jullie helpen met digitalisering of digitale transformatie?
Ja. AVENDOX helpt organisaties papieren, handmatige of versnipperde werkwijzen om te zetten naar digitale processen die beter werken, stap voor stap en met het vraagstuk als vertrekpunt.
We verliezen veel tijd aan handmatig werk. Waar beginnen we?
Begin met inzicht: welk handwerk kost de meeste tijd, hoe vaak komt het voor en waarom is het nodig? Vaak gaat het om overtypen, zoeken, controleren of dubbel registreren, en dat is doorgaans goed te automatiseren. AVENDOX helpt bij beide stappen: het in kaart brengen en het oplossen.
Benieuwd wat dit voor uw organisatie kan betekenen?
Beschrijf uw vraagstuk of idee. We streven ernaar binnen 24 uur te reageren, en een eerste gesprek is vrijblijvend.