Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en opdrachten van AVENDOX aan zakelijke opdrachtgevers. U ontvangt ze ook als bijlage bij elke offerte.

In het kort: annulering en restitutie

We werken in fasen met een akkoordmoment per fase. U betaalt per geaccepteerde fase.
Een fase die nog niet is gestart, kunt u kosteloos annuleren. Annuleert u tijdens een fase, dan betaalt u het werk dat tot dan toe is gedaan.
Voor geaccepteerde fasen geven we geen geld terug. Ontdekt u binnen 30 dagen na acceptatie een fout die door ons komt, dan herstellen we die kosteloos.

AVENDOX: AVENDOX, gevestigd aan de Frans Erensstraat 40, 5044 PM Tilburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42178130. Opdrachtgever: de organisatie die AVENDOX een opdracht geeft. Deze voorwaarden gelden alleen voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van AVENDOX. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen.
Inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij AVENDOX die uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of elektronische aanvaarding van de offerte, of doordat AVENDOX met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint.

AVENDOX voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit (inspanningsverplichting), tenzij uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd.
De opdracht wordt uitgevoerd in fasen zoals in de offerte beschreven. Na elke fase volgt een acceptatiemoment. Reageert de opdrachtgever niet binnen tien werkdagen na oplevering, dan geldt de fase als geaccepteerd.
Genoemde termijnen zijn streeftermijnen, tenzij uitdrukkelijk als fatale termijn overeengekomen.
AVENDOX mag voor onderdelen derden inschakelen, waaronder diensten voor hosting en kunstmatige intelligentie. AVENDOX blijft verantwoordelijk voor de uitvoering.

De opdrachtgever zorgt tijdig voor de informatie, toegang en beslissingen die nodig zijn. Vertraging door het ontbreken daarvan komt niet voor rekening van AVENDOX.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid van aangeleverde gegevens en voor het recht om die gegevens te laten verwerken.

Wijzigingen of uitbreidingen van de opdracht worden vooraf besproken en schriftelijk vastgelegd, met de gevolgen voor prijs en planning. Zonder dat akkoord wordt geen meerwerk in rekening gebracht.

Oplossingen kunnen gebruikmaken van AI-modellen van derden. Uitkomsten van AI kunnen onjuist of onvolledig zijn. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beslissingen die met behulp van AI worden genomen; AVENDOX richt oplossingen zo in dat een mens kan controleren en ingrijpen waar dat nodig is.
AVENDOX gebruikt gegevens van de opdrachtgever niet om AI-modellen te trainen en kiest diensten die dat contractueel uitsluiten, tenzij schriftelijk anders afgesproken.
Wijzigingen bij een AI-dienst van derden (beschikbaarheid, prijs, modelversie) meldt AVENDOX zo snel mogelijk, met de gevolgen voor de opdrachtgever.

Facturering vindt plaats per fase na acceptatie, of zoals in de offerte afgesproken. Terugkerende kosten (zoals hosting, licenties en verbruik van AI-diensten) worden in de offerte genoemd en periodiek gefactureerd.
Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling is de opdrachtgever de wettelijke handelsrente verschuldigd en mag AVENDOX na een schriftelijke herinnering de werkzaamheden opschorten.
AVENDOX mag tarieven eenmaal per jaar aanpassen; lopende fasen blijven tegen de afgesproken prijs.

De opdrachtgever kan een fase die nog niet is gestart kosteloos annuleren. Bij annulering tijdens een fase betaalt de opdrachtgever het tot dan toe verrichte werk en de gemaakte kosten.
Voor geaccepteerde fasen vindt geen restitutie plaats. Gebreken die binnen 30 dagen na acceptatie worden gemeld en aan AVENDOX te wijten zijn, herstelt AVENDOX kosteloos.

Rechten op door AVENDOX ontwikkelde maatwerkonderdelen gaan na volledige betaling over op de opdrachtgever, of de opdrachtgever krijgt een onbeperkte, eeuwigdurende gebruikslicentie, zoals in de offerte vermeld.
Algemene kennis, methoden, herbruikbare bouwstenen en hulpmiddelen van AVENDOX blijven eigendom van AVENDOX; de opdrachtgever krijgt daarop een gebruiksrecht voor zover nodig voor het opgeleverde werk.
Software en diensten van derden vallen onder de voorwaarden van die derden.
AVENDOX mag het werk in algemene termen als referentie noemen, alleen met toestemming van de opdrachtgever.

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na afloop van de opdracht.
Verwerkt AVENDOX persoonsgegevens namens de opdrachtgever, dan sluiten partijen een verwerkersovereenkomst die voorgaat op deze voorwaarden.

De aansprakelijkheid van AVENDOX is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat voor de betreffende fase is gefactureerd, met een maximum van het totaal dat in de zes maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis is gefactureerd.
AVENDOX is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, en niet voor schade door onjuiste of onvolledige gegevens van de opdrachtgever.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van AVENDOX.
Een vordering vervalt als de schade niet binnen twaalf maanden na het ontstaan schriftelijk is gemeld.

Bij overmacht, waaronder storingen bij diensten van derden waarop AVENDOX geen invloed heeft, worden verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding.

Doorlopende diensten (zoals beheer) gelden voor de in de offerte genoemde periode en kunnen daarna maandelijks worden opgezegd met een termijn van een maand.
Bij beëindiging werkt AVENDOX mee aan een ordelijke overdracht van gegevens en documentatie, tegen het geldende tarief voor zover dit buiten de opdracht valt.

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, tenzij de wet anders bepaalt. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen.