Koppelingen
Koppelingen en integraties tussen systemen
AVENDOX verbindt systemen die nu los van elkaar werken via API-koppelingen, zodat gegevens één keer worden ingevoerd en automatisch overal actueel zijn. Denk aan CRM en boekhouding, planning en administratie, webshop en voorraad, of een formulier dat direct in het juiste systeem terechtkomt.
Wij laten uw computerprogramma’s met elkaar samenwerken. Dan voert u iets maar één keer in, en staat het daarna vanzelf overal waar het nodig is.
Simpel uitgelegd
Wat is het?
De meeste organisaties werken met meerdere programma’s: bijvoorbeeld één voor klantgegevens, één voor de planning en één voor de boekhouding. Vaak weten die programma’s niets van elkaar, dus typen medewerkers gegevens over van het ene naar het andere. Een koppeling is een digitale verbinding die dat overtypen overneemt. Veel programma’s hebben daarvoor een officiële ingang, die een API heet. Via die ingang kunnen programma’s veilig gegevens uitwisselen.
Wat heeft u eraan?
U hoeft niets meer dubbel in te voeren, dus u bespaart tijd en er ontstaan minder fouten. Overal staan dezelfde, actuele gegevens, zodat niemand met een oude versie werkt. En u krijgt een seintje als er iets misgaat, in plaats van dat gegevens ongemerkt ontbreken.
Wat kunnen wij voor u doen?
- Verbindingen tussen uw programma’s, bijvoorbeeld tussen uw klantensysteem en uw boekhouding. Dat kan met veelgebruikte programma’s zoals Exact Online, AFAS, HubSpot en Salesforce, en met veel andere programma’s die een API hebben.
- Losse Excel-lijsten en heen-en-weer-mailen vervangen. We brengen de gegevens samen op één plek, waar ze altijd kloppen en waar iedereen mee kan werken.
- Een AI-hulp aan uw programma’s koppelen. Die kan dan zelf gegevens opzoeken of vastleggen in de programma’s waarin uw medewerkers werken.
- Bewaking van de koppeling. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld omdat een programma tijdelijk niet bereikbaar is, dan ziet u dat meteen en gaan er geen gegevens verloren.
Een voorbeeld
Stel: u heeft een webwinkel, een voorraadsysteem en een boekhoudprogramma. Nu neemt een medewerker elke bestelling met de hand over in de voorraad en in de boekhouding. Met een koppeling gaat dat vanzelf: plaatst een klant een bestelling, dan wordt de voorraad direct bijgewerkt en staat de factuur meteen in de boekhouding. De medewerker houdt tijd over en de voorraad klopt altijd.
Zo werken we samen
We brengen uw programma’s in kaart
Welke programma’s gebruikt u, welke gegevens moeten waarheen en welke toegang geeft elk programma? Waar nodig overleggen we met de leverancier.
We spreken af hoe het moet lopen
Welke kant gaan de gegevens op, hoe vaak moet dat gebeuren en wat moet er gebeuren als er iets misgaat?
We bouwen de koppeling
Veilig, en getest met echte gegevens voordat hij in gebruik gaat.
We houden het in de gaten
We maken afspraken over controle en onderhoud. Programma’s krijgen soms updates; dan zorgen we dat de koppeling blijft werken.
Wat heeft u nodig?
We vragen om een overzicht van de programma’s die u gebruikt, om toegang tot die programma’s (vaak via een beheerder of de leverancier), en om iemand die weet welke gegevens waar horen.
Wat kost het?
Er is geen vaste prijslijst, omdat elke vraag anders is. U krijgt altijd eerst een voorstel waarin staat wat we gaan doen, hoe lang het duurt en wat het kost. Daarin staan ook de kosten die na de oplevering doorlopen, zoals hosting (het online houden van de oplossing), licenties en onderhoud. Vaak beginnen we met een kleine eerste stap, zodat u snel ziet wat het oplevert voordat u verder investeert.
Goed om te weten
Niet elk programma laat een koppeling toe. Dat zoeken we eerst uit, voordat u iets investeert. Soms vraagt de leverancier van een programma een extra licentie of abonnement voor die toegang; dat hoort u vooraf. En bestaat er al een goede kant-en-klare koppeling, dan raden we die aan in plaats van iets nieuws te bouwen.
Weet u nog niet precies wat u nodig heeft? Dat hoeft ook niet. Vertel ons wat er lastig gaat of wat beter kan. Een eerste gesprek is vrijblijvend: het kost niets en u zit nergens aan vast.
Wat we bouwen
API-koppelingen op maat
Gegevens automatisch uitwisselen tussen pakketten zoals Exact Online, AFAS, HubSpot of Salesforce, als het systeem een API biedt.
Excel en e-mail vervangen
Losse spreadsheets en mailstromen omzetten naar een centrale bron die systemen synchroon houdt.
Koppelingen met AI
Een AI-assistent of agent die gegevens ophaalt of vastlegt in de systemen waarin het werk gebeurt.
Monitoring en foutafhandeling
U merkt het direct als er iets misgaat, in plaats van dat gegevens ongemerkt ontbreken.
Zo pakken we het aan
Inventariseren
Welke systemen, welke gegevens en welke toegang biedt elk systeem?
Ontwerpen
Richting, frequentie en regels van de uitwisseling, en wat er gebeurt bij een fout.
Bouwen
De koppeling met beveiliging, logging en tests op echte gegevens.
Beheren
Afspraken over monitoring en onderhoud wanneer systemen veranderen.
Goed om te weten
- Of een koppeling mogelijk is, hangt af van de toegang die een systeem biedt. Dat toetsen we vooraf, waar nodig met de leverancier.
- Bestaat er al een goede standaardkoppeling, dan adviseren we die. Maatwerk bouwen we alleen waar het meerwaarde heeft.
- Soms vraagt API-toegang een extra licentie of abonnement bij de leverancier; dat maken we vooraf inzichtelijk.
Veelgestelde vragen
Systemen koppelen: kunnen jullie software verbinden die nu los van elkaar werkt?
Ja. AVENDOX bouwt koppelingen tussen systemen die nu los van elkaar draaien, zodat gegevens één keer worden ingevoerd en automatisch op de juiste plek terechtkomen, zonder overtypen en zonder verschillende versies van dezelfde informatie.
Wat is een API-koppeling?
Een API-koppeling is een geautomatiseerde verbinding tussen twee softwaresystemen via hun API (application programming interface): de officiële, beveiligde toegangspoort waarlangs een systeem gegevens kan uitwisselen met andere software.
Kunnen jullie een koppeling maken met Exact Online, AFAS, HubSpot of Salesforce?
In de regel wel. Exact Online, AFAS, HubSpot, Salesforce en veel andere zakelijke pakketten bieden een API, waardoor AVENDOX er koppelingen mee kan bouwen, bijvoorbeeld tussen uw CRM en uw boekhouding, uw webshop en uw administratie, of uw HR-systeem en andere interne systemen.
Met welke systemen kan AVENDOX koppelen?
AVENDOX kan koppelen met vrijwel elk systeem dat een API of een andere betrouwbare vorm van gegevensuitwisseling biedt. Denk aan kantoor- en samenwerkingsomgevingen (Microsoft 365, SharePoint, Teams, Google Workspace), CRM- en marketingsystemen, boekhoud- en ERP-pakketten, HR- en planningssoftware, servicedesksystemen, zaak- en dossiersystemen, webshops en betaalplatformen.
Wat kost een koppeling laten maken?
De kosten van een koppeling hangen vooral af van de kwaliteit van de API’s van beide systemen, de hoeveelheid en complexiteit van de gegevens, of de uitwisseling realtime of periodiek moet plaatsvinden en welke eisen er gelden aan foutafhandeling en beveiliging. AVENDOX geeft vooraf een voorstel met de eenmalige en eventuele doorlopende kosten.
Excel vervangen: onze organisatie draait op spreadsheets en e-mail. Is dat een probleem?
Niet per se, maar het wordt een risico wanneer belangrijke informatie verspreid staat over losse bestanden en mailboxen, versies door elkaar gaan lopen of alles afhangt van één persoon die het overzicht heeft.
Benieuwd wat dit voor uw organisatie kan betekenen?
Beschrijf uw vraagstuk of idee. We streven ernaar binnen 24 uur te reageren, en een eerste gesprek is vrijblijvend.